Prettig afscheid nemen? 5 tips voor een goed slechtnieuwsgesprek

Een ontslaggesprek voeren is nooit leuk, maar soms ontkom je er niet aan. Bijvoorbeeld in het geval van een naderende reorganisatie of een disfunctionerende werknemer. Hoe zorg je er als leidinggevende voor dat je met een goed gevoel uit elkaar gaat? Aan de boodschap valt niet veel te veranderen, maar je hebt wel invloed op het verloop van een slechtnieuwsgesprek.

Als iemand ontslagen wordt, roept dat vaak weerstand op. Toch loont het om een manier te vinden om op vriendschappelijke wijze uit elkaar te gaan. Behalve dat het voor de betrokkenen bevredigender aanvoelt, zal een medewerker zich achteraf positiever uitlaten over de organisatie. Dat is gunstig voor het bedrijfsimago. Met behulp van onderstaande vijf adviezen is de kans groot dat je elkaar na het gesprek vriendelijk blijft bejegenen.

1. Bereid je grondig voor

Allereerst is een goed begin het halve werk. Bereid het gesprek nauwkeurig voor, zodat jouw boodschap helder en goed gemotiveerd overkomt. Wat is de reden voor het ontslag? Ondersteun je betoog met duidelijke argumenten. Verwijs bijvoorbeeld naar eerdere functionerings- of beoordelingsgesprekken. In plaats van een lijst met alle tekortkomingen af te werken, is het beter om de belangrijkste redenen te benoemen, die ook onweerlegbaar zijn. Zo voorkom je een twistgesprek dat de sfeer negatief kan beïnvloeden.

“Als je het gesprek start, draai dan niet om de hete brij heen, maar val direct met de deur in huis.”

2. Val met de deur in huis

Als je het gesprek start, draai dan niet om de hete brij heen, maar val direct met de deur in huis. Door een ontslaggesprek in te leiden met smalltalk zet je niet de juiste toon. Kies voor een formele setting, waar je niet gestoord kunt worden en wees standvastig vanaf het begin – óók in je non-verbale communicatie. Zo geef je signalen af die je medewerker helpen om de boodschap te incasseren.

Tips-voor-een-goed-slechtnieuwsgesprek-910x300

3. Wees empathisch

Is de mededeling eenmaal geland, geef je collega dan de ruimte om het nieuws te verwerken en te reageren. Iedereen doet dit op een andere manier: sommigen raken geëmotioneerd, terwijl anderen nuchter blijven of willen onderhandelen. Toon empathie door goed te luisteren en begrip te tonen voor de situatie. Zo laat je zien dat je de gevoelens van de ander respecteert en dit versterkt het contact.

Belangrijk is dat je vasthoudt aan je zakelijke toon en niet te veel medelijden krijgt. Door voet bij stuk te houden en de argumenten voor het ontslag nog eens op een rijtje te zetten, verduidelijk je het (eventuele) verschil van inzicht. Zo houd je de regie over het gesprek.

“Toon empathie door goed te luisteren en begrip te tonen voor de situatie.”

4. Bied een duidelijk perspectief

Een ontslag luidt voor een werknemer een nieuw begin in en dat brengt onzekerheid met zich mee. Als leidinggevende kun je een grote rol spelen bij het bepalen van een nieuw toekomstperspectief. Je kunt direct de mogelijkheden doornemen, maar dat kan ook tijdens een vervolgafspraak. Hulp bestaat bijvoorbeeld uit het aanbieden van een sociaal plan, zoals het opzetten van een loopbaantraject of het inschakelen van een re-integratiecoach. Als het goed is, heb je van te voren al bedacht wat het aanbod is. Bespreek deze stappen en geef het voorstel ook op papier mee, zodat de werknemer dit rustig na kan lezen.

5. Verlies de medewerker niet uit oog

Na het ontslaggesprek is het belangrijk om contact te houden over de vervolgstappen. Als je als leidinggevende geen oog meer hebt voor de situatie, kan de medewerker zich alsnog gefrustreerd gaan voelen en dat wil je voorkomen. Plan dus bijvoorbeeld een nieuw gesprek in om verder te praten over de afhandeling of vraag de collega later in de week nog eens hoe het met hem of haar gaat. 

Wil je een slechtnieuwsgesprek succesvol afronden? Zorg er dan voor dat je medewerker zich gezien en gerespecteerd voelt. Dat levert uiteindelijk het meeste voordeel op voor iedereen.

Deel dit met mijn netwerk: