De opbouw van een sollicitatiebrief in 9 stappen
Een sollicitatiebrief schrijven is qua opbouw over het algemeen standaard en te herleiden tot een opsomming van vaste onderdelen. Deze opsomming telt tussen de 250 en 400 woorden die verdeeld zijn over de inleiding, het middenstuk en de afsluiting. Voor de leesbaarheid bestaat het middenstuk uit maximaal vijf alinea’s. Iedere alinea telt hoogstens vijf zinnen en is gecentreerd rond een thema. Het is het mooiste als de opbouw van je sollicitatiebrief op een A4’tje past. De opbouw ziet er als volgt uit:
- Je adres
Vermeld je volledige naw-gegevens en een professioneel ogend e-mailadres. - Adres van de werkgever
Vermeld het correcte adres en zet onder de naam van de organisatie de naam van je contactpersoon. Je begint de regel met 'T.a.v.' (ter attentie van). - Plaatsnaam en datum
Op een nieuwe regel komen een plaatsnaam en datum gescheiden door een komma. - Onderwerpregel
Start de regel met 'Onderwerp' of 'Betreft', gevolgd door een dubbele punt. Beschrijf dan kort, maar volledig waar de brief over gaat, bijvoorbeeld zo: 'Onderwerp: Sollicitatie voor de functie van systeembeheerder'. - Aanhef
Begin je begroeting met een hoofdletter en eindig met een komma. Bekijk welke toon het best bij de organisatie past. Is die formeel van aard gebruik dan ‘Geachte’. Is de bedrijfssfeer eerder informeel, gebruik dan ‘Beste’ of ‘Dag’. - Inleiding
Pak de aandacht met een originele openingszin. Probeer bijvoorbeeld een link te leggen tussen waarom jij geschikt bent voor de functie en de reden dat de organisatie jou zo aanspreekt. Zie ook de tips verder in dit blog. - Middenstuk
Motiveer in korte alinea’s waarom jij de juiste kandidaat bent voor de functie. Geef concrete argumenten en benoem relevante skills en werkervaring die aansluiten bij de positie en/of organisatie. Vertel waarom je enthousiast bent en geef antwoord op andere vragen die je potentiële nieuwe werkgever kan hebben, bijvoorbeeld waarom je solliciteert. Wil je een carrièreswitch maken of ben je toe aan meer verantwoordelijkheid? Houd je toon altijd positief, ook als je over je huidige of vorige werkgever vertelt. - Afsluiting
Net als in de inleiding is dit een goede plek om op te vallen met een creatieve uitsmijter. Vermijd dus de bekende standaardzinnen. Herhaal in andere woorden waarom jij geschikt bent voor de functie en geef aan dat je je brief graag toelicht in een persoonlijk gesprek. - Slotgroet, ondertekening en bijlage
Ook hier kies je de groet die het best aansluit op de toon van de organisatie, bijvoorbeeld 'Hoogachtend', 'Met vriendelijke groet', 'Groet'. Dan volgen je voor- en achternaam, en handtekening. Onder je naam vermeld je de bijlages. In het geval van een sollicitatiebrief is dit altijd een cv (met kleine letters!), dus je schrijft 'Bijlage: cv'.
4 extra tips voor een sterke opbouw van je sollicitatiebrief
Met alleen een goede opbouw van je sollicitatiebrief is het niet zeker dat je ook opvalt tussen die enorme stapel reacties. Daarom is een pakkende inhoud essentieel. Hoe vang je de aandacht en houd je die vervolgens vast? Met deze tips schrijf je een inhoudelijk sterke sollicitatiebrief:
- Wees open over je persoonlijke motivatie
In je sollicitatiebrief wil je aantonen dat jij de beste kandidaat bent voor de functie. Wat is jouw motivatie om op deze vacature bij juist deze organisatie te solliciteren? Wat spreekt je aan in de positie of het bedrijf? Wat is de link tussen jouw competenties en de essentie van je potentiële nieuwe werkgever? Je maakt je argumentatie sterker door een praktijkvoorbeeld te geven waarin je vertelt hoe je met een bepaalde situatie bent omgegaan en wat je ervan hebt geleerd. - Start met een catchy openingszin
Met een korte, sterke openingszin breek je het ijs tussen jou en de lezer. Dit vergroot de kans dat je een uitnodiging krijgt voor een sollicitatiegesprek. Vergelijk het met een fysieke ontmoeting. Oogcontact en een vriendelijke begroeting zijn allesbepalend voor de eerste indruk. Wees creatief en gebruik clichés met mate. - Show, don’t tell
Het doel van je sollicitatiebrief is om je potentiële nieuwe werkgever over te halen om je uit te nodigen. Je wilt jezelf immers verkopen. Met storytelling neem je de lezer mee in jouw verhaal. Dit is de beste manier om de organisatie naast je cv een goed beeld te geven van wie jij bent en jouw capaciteiten te linken aan de functie. - Laat je sollicitatiebrief meelezen
Wil je weten of je sollicitatiebrief duidelijk is en goed overkomt, zoek dan meelezers die je gerichte feedback en aanvullingen kunnen geven. Zij hebben die frisse blik die jij hoogstwaarschijnlijk ontbeert, nadat je de brief een aantal keren hebt herschreven.
Lees meer over een inhoudelijk sterke motivatiebrief.
Tips voor de opbouw van een open sollicitatiebrief
Stel, je bent enthousiast over een organisatie, maar er zijn geen vacatures beschikbaar. Dan kun je met een open sollicitatiebrief ongevraagd solliciteren. Het verschil tussen een gerichte en open sollicitatie is dat je jezelf met een open sollicitatiebrief in de spotlight zet zonder te reageren op een vacature die een organisatie via een vacaturesite, krant of andere media heeft uitstaan. De voordelen van het schrijven van een open sollicitatiebrief zijn:
- Je valt op, omdat de organisatie op dat moment niet veel brieven van sollicitanten ontvangt. Je hebt dus (bijna) geen concurrentie.
- Met een open sollicitatie laat je zien dat je ondernemend bent en veel interesse hebt in de organisatie.
- Ook kan het zijn dat er in de nabije toekomst wel nieuwe medewerkers nodig zijn en jij een uitnodiging krijgt, omdat je al van je hebt laten horen.
Check altijd wel of de organisatie openstaat voor dit soort sollicitaties. Is dit niet het geval, dan hoef je ook geen moeite te doen om contact te zoeken.
Aandachtspunten voor de opbouw van een open sollicitatiebrief
Voor de opbouw van een open sollicitatiebrief kun je grotendeels de al beschreven structuur en tips voor de gerichte sollicitatiebrief volgen. Hier zijn een paar extra aandachtspunten:
- Omschrijf concreet jouw beoogde functie
Aangezien je niet kunt refereren aan een concrete functie, moet je helder en concreet motiveren welke toegevoegde waarde jouw skills en ervaring bieden. Wees specifiek in de beschrijving van de positie of afdeling die je voor ogen hebt. - Vertel waarom je enthousiast bent
Maak concreet waarom de organisatie en jij zo goed bij elkaar passen. Verdiep je in de identiteit, strategie en bedrijfsdoelstelling en laat zien dat je oprecht interesse hebt in de organisatie. - Schrijf de juiste persoon aan
Natuurlijk is het ook belangrijk dat je van tevoren scherp hebt aan wie je de brief het best richt. Die contactpersoon is vaak te vinden op de bedrijfswebsite of via LinkedIn. - Vraag om een persoonlijke kennismaking
Geef in je afsluiting aan dat je jouw verhaal graag persoonlijk toelicht en vergeet niet naar je cv te verwijzen. - Neem proactief contact op
Heb je de open sollicitatiebrief eenmaal verzonden, dan kan het even duren voor je een reactie krijgt. De organisatie heeft immers geen haast, omdat ze op het moment dat jij contact opneemt niet actief op zoek zijn naar nieuwe medewerkers. Schroom niet om na bijvoorbeeld twee weken contact op te nemen en te vragen of ze jouw open sollicitatiebrief in goede orde hebben ontvangen.
Nu je weet hoe de correcte opbouw van een sollicitatiebrief eruitziet, wil je natuurlijk ook goed voor de dag komen met een professioneel cv. In dit blog lees je alles over hoe je een goed cv opstelt. Of bereid je met behulp van deze blogs grondig voor op je komende sollicitatiegesprekken:
Het eerste sollicitatiegesprek: 12 tips voor een goede voorbereiding
Vijf veel voorkomende fouten tijdens sollicitatiegesprekken
Hoe het woord 'waarom' jouw sollicitatiegesprek onvergetelijk maakt
